第一条 为了做好学校电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》以及GB/T18894－2002《电子文件归档管理规范》等有关法规，特制定本办法。 

第二条 本办法所称电子文件是指学校在党政、教学、科研等活动中形成的具有参考利用价值的并以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

第三条 凡有保存价值的电子文件，形成单位均必须归档。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照学校有关纸质文件归档的规定执行。

第四条 学校综合档案室负责对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，建立相应的工作制度。

第五条 根据学校《档案管理办法》的规定，各部门、各单位要在原有档案管理工作的基础上，加强对电子文件的管理和归档工作。各单位要把电子文件材料的归档纳入本部门职责范围，由分管档案工作的负责人分管，并指定一名兼职档案员，负责本单位具有参考价值的电子文件收集、管理和向学校综合档案室移交等工作。 

第六条 电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。鉴于学校的实际情况，目前阶段拟以物理归档方式为主，即把计算机及其网络中的电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

第七条 各单位应将本单位在工作中形成的具有保存和利用价值的电子文件材料存储到磁带、光盘等介质上送交学校综合档案室保管，归档前应进行检查，消除计算机病毒。

第八条 电子文件形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质文件，与原电子文件的存储载体一同归档。

第九条 各单位电子文件的归档时间按照纸质文件的规定定期完成。归档移交时，各单位应做到内容准确，手续清楚。移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。

第十条 归档的电子文件应编制检索目录，其基本项目包括：序号、题名、责任者、文号、密级、保管期限、硬件和软件环境等。

第十一条 学校档案室对入库归档的电子文件载体应存放在防火、防尘、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在17℃—20℃，相对湿度控制在35%—45%，距离强磁场10米以上。

第十二条　学校综合档案室对保管的电子文件应定期进行检验、转存，抽样率不低于20%，如发现问题应及时采取补救措施。

第十三条　归档电子文件一般只对内借阅利用，并遵守有关保密规定。利用归档的电子文件，应使用拷贝件。

第十四条　归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，在办理审批手续后实施。

第十五条　本办法未尽事宜，参照国家其它有关电子文件的标准和规定。