第一章 总则 

第一条 为进一步提高学校档案工作水平，实现档案管理的规范化、科学化和现代化，更有效地保护和利用档案，为学校教学和科研服务，为学校积累史料，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律法规，结合学校实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法所称档案，是指学校在教学、科研、党政管理及其它各项活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、照片、声像、磁盘、光盘、实物等不同载体形式的历史记录。 

第三条 档案是学校的宝贵财富。档案工作是维护学校历史真实面貌的重要事业，是学校各项工作的重要组成部分，是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。档案工作应纳入学校总体发展规划和年度计划，学校所属机构应将档案工作列入本部门的议事日程。

第二章 管理体制及工作职责

第四条 学校设立综合档案室，由主管行政工作的校长分管，日常工作归校办公室领导，业务上受上级和省档案局的监督和指导。综合档案室集中统一管理党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等各类档案。人事档案工作由人事处和学校综合档案室双重管理。学生档案统一由学生处进行保管，学校综合档案室协助。各单位必须指定一位负责人分管本单位档案工作，并配备相应的专（兼）职档案工作人员。

第五条 学校综合档案室的基本任务和职责： 

1、宣传贯彻执行国家和地方关于档案工作的法律法规、政策规定，执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范；

2、建立健全学校档案工作的规章制度和业务规范，对各单位档案工作进行监督、指导和检查；

3、负责学校档案及有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、统计、保管、保护等工作；

4、开展档案的开放利用工作，积极开展档案宣传、咨询活动，主动为学校的教学科研及各项管理工作服务； 

5、负责编辑档案参考资料、编制检索工具，积极开发档案信息资源； 

6、开展档案理论、业务研究，组织、参加档案工作协作与交流； 

7、组织全校专、兼职档案工作人员业务培训工作； 

8、发挥档案的教育职能，为学校开展校史、校情教育服务； 

9、围绕学校中心工作，完成校领导交办的其它工作。

第六条 各单位专（兼）职档案人员职责： 

1、积极参加业务学习和学术交流，掌握档案工作基本知识，不断提高业务水平； 

2、负责本单位文件材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统，及时向学校综合档案室移交档案； 

3、检查、督促本单位工作人员按时做好文件材料的归档工作，负责本单位留存档案材料的保管和提供利用； 

4、加强与学校综合档案室的联系，积极提出改进工作的意见和建议。及时向本单位分管档案工作的领导汇报工作。主动接受学校综合档案室的业务指导和督促检查；

5、本单位有关工作人员工作变动时，要督促其做好文件材料的移交工作； 

6、维护档案材料的安全，做好保密工作。

第三章 档案的立卷归档

第七条 学校各单位对已办理完毕具有保存价值的各种不同载体的文件材料，确保完整、准确、系统，及时向学校综合档案室移交归档。

第八条 各部门的档案材料必须按照规定向学校综合档案室移交，进行集中统一管理。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校综合档案室可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。

第九条 案卷的质量要求： 

1、遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用；

2、卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存；

3、管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序，批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；结论性材料在前、依据性材料在后；文字材料在前，图样在后；

4、专题性、成套性档案（含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案）按阶段、结构等分别组卷；

5、每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录、编页号、填写立卷人、检查人、立卷时间、正确划定保管期限，案卷题名简明确切，体式一致。

第十条　档案文件材料的保管期限划分为永久、长期和短期三种： 

1、凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家建设和历史研究有长远利用价值的，列为永久保管； 

2、凡是反映学校一般活动，对学校和社会有长期查考利用价值的，列为长期保管，保管期限为十六至五十年； 

3、凡是短期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管，其保管期限为十五年以下。 

第十一条　归档时间和手续为： 

1、学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档； 

2、各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档； 

3、科研、基建项目和专题性、成套性档案，应在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档； 

4、形成人事档案材料的部门，应按要求在材料形成后的一个月内送交人事档案室归档。 

5、档案的移交、接收必须履行相应的手续，填写移交清册一式二份，并由交接双方签名盖章。

第四章 档案的管理

第十二条 档案的保管必须配置专用库房，配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等设施。切实做好各项档案保护工作，及时消除各种安全隐患，发现问题及时处理，确保档案资料安全。

第十三条 按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》进行分类、编号、上架。

第十四条 建立各门类档案材料登记统计制度，对档案的收进和移出、保管利用等情况进行登记和统计。

第十五条 对到期的档案，在分管校长领导下，学校综合档案室和有关部门组成鉴定小组，提出销毁或延长保管期的意见，登记造册经分管校长批准后，方可存毁。销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

第五章 档案的编研和利用

第十六条 档案工作人员应了解学校的历史，熟悉保管的档案内容，积极主动地提供利用，为教学、科研及其它各项工作服务。 

第十七条 编制配套的检索和参考工具，加强编研工作。编制案卷目录、档案室指南、全宗介绍、专题目录、分类目录等，以保证迅速准确地为利用者提供方便。

第十八条 加强对照片、声像、实物以及电子档案的管理与利用，开发档案信息资源，发挥档案的信息功能，提高其社会效益和经济效益。

第十九条 凡利用档案，必须按规定办理利用手续，填写《借阅档案登记簿》。

第二十条 严格执行档案的保密制度，遵守《保密守则》。

第六章 考核与奖罚

第二十一条 学校及各基层单位应建立档案工作检查、考核和评估制度，明确分管领导和专（兼）职档案人员的岗位职责。

第二十二条 对于在档案工作中做出显著成绩的单位和个人，经学校综合档案室报请学校予以奖励。对向学校捐赠档案的个人，给予表彰奖励。

第二十三条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案实施细则》的有关规定予以处罚。

第七章 附 则

第二十四条　各门类档案管理实施细则，根据档案有关规定及本办法另行规定。

第三十五条　本办法自公布之日起执行。学校原公布的有关档案管理的规定同时废止。