第一条 为加强对学校重大活动照片音像档案的采集、收集、整理和管理，更好地为学校发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《海南省重大活动照片音像档案管理暂行办法》、《海南师范大学档案管理办法》，特制定本规定。

第二条 本规定所称的“重大活动”，是指以学校名义举办的关系学校发展的各类重大活动，包括党代会、教代会；重要教学工作会议、科研工作会议；重要的学术研究活动；校庆典礼；重要的外事活动、国际学术交流等。

第三条重大活动形成的照片音像档案由学校综合档案室集中保管。

第四条 学校综合档案室配备照片档案、音像档案专柜，确保照片音像档案安全。

第五条 重大活动的照片音像档案由各活动组织部门负责，并督促有关人员收集材料、组卷立卷后向综合档案室移交；综合档案室负责指导立卷、接收整理、编目保管并提供利用。

第六条 组织、承办单位在制定重大活动实施计划时，应同时制定照片、音像资料收集方案，明确其责任部门和人员，落实相应的保障措施，确保收集齐全，规范整理，及时归档。

第七条 重大活动的照片音像档案的移交、接收必须履行相应的手续。

第八条 向综合档案室移交、捐赠、寄存重大活动照片音像档案的单位和个人，综合档案室维护其权益。第九条 本规定由综合档案室负责解释。

第十条 本规定自印发之日起施行。