（海师办〔2014〕33号文印发）

第一章 总则

    第一条  为了促进国际教育交流与合作，加强对接受和培养外国留学生档案工作的规范管理，依据《中华人民共和国高等教育法》和教育部颁发的《普通高等学校学生管理规定》和《高等学校接受外国留学生管理规定》，结合我校具体情况，制定本管理规定。

    第二条  留学生档案管理工作要本着为培养人才服务、为经济建设服务、为人事工作服务的原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理，严密保管的办法。

第三条  规定适用于在我校注册接受学历教育的外国留学生和就读的各类外籍短期培训生。

    第二章 收集的范围

    第四条  留学生档案材料的收集工作直接关系到留学生档案的完整性和留学生的切身利益。为适应留学生管理工作的需要，在校期间留学生档案应不断充实以下内容：

    （一）留学生登记表。

    （二）学习成绩登记表。

    （三）学生在校期间获得各类表彰所形成的材料及登记表。

    （四）每学年的综合素质测评表。

    （五）所在学院、国际文化交流学院、教务处等相关职能部门所提供的学生在校期间违反校规、校纪或触犯国家法律形成的处理意见。

    （六）留学生护照、健康证明、录取通知书、JW202签证表及有效签证的复印件等可供组织参考的其他材料。

     第三章 归档要求

    第五条  档案必须是办理完毕的正式材料。

    第六条  留学生档案材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明姓名、性别、出生日期、国籍、护照号、宗教、所在班级、学生类型、学习期限、住址。

    第七条  手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。

    第八条  各类材料必须使用A4的办公用纸，只能用碳素或蓝黑墨水书写。

                  第四章 档案的借阅

    第九条  外事处人员可直接借阅本校留学生档案，并按查、借阅规定予以登记，其他人未经外事处批准不得查阅留学生档案。

    第十条  留学生个人不得查阅或借阅本人或他人档案。

    第十一条  档案一般不外借。如确需借出使用，经主管留学生工作的学院党总支副书记批准后方可办理借阅手续。

       第五章 档案的传递

    第十二条  新生报到时，学生自带的本人档案应直接上交给国际文化交流学院留学生管理办公室保管。

    第十三条  新生入学后，国际文化交流学院留学生管理办公室应及时建留学生档案。

    第十四条  转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定认真整理，严禁扣留材料或分批转入转出。

    第十五条  学生转学、转专业，其档案由国际文化交流学院保管。    

    第十六条  退学的学生，办理学籍变动手续后，其档案由国际文化交流学院保管。有特殊情况，可依据学校有关规章制度，酌情另行处理。

    第十七条  应在学校规定的时间内，国际文化交流学院留学生管理办公室将建档完毕的留学生档案信息汇总交教务处及外事侨务处备案。

        第六章 纪律要求

    第十八条  查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈阅、批注、抽取、撤换档案材料，未经允许不得擅自拍摄、复制档案内容。

    第十九条  查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要摘记档案内容时，应经主管部门同意。摘记材料要妥善保管，不得丢失及私自存放。

    第二十条  任何单位或个人无权截留或扣发离校手续完备的毕业生档案，对利用职权违反档案管理的工作人员，由其主管部门责令改正，情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

       第七章 附则

    第二十一条  本规定由学校外事侨务处负责解释，自印发之日起实施。